Cronograma sintético
O cronograma está organizado com data final, resumo da etapa e indicação de responsável da equipe.30 de outubro de 2014: Conhecer os quadros de prestação de informações assinalados para o seu setor (toda a equipe)
30 de outubro de 2014: Assinalar responsáveis pelo preenchimento (toda a equipe)
31 de janeiro de 2015: Entregar quadros preenchidos (diretores das pró-reitores e dos câmpus)
13 de fevereiro: Conferir e sistematizar os quadros (organizador)
26 de fevereiro: Conferir a versão prévia do relatório (toda a equipe)
9 de março: Coletar parecer da Coordenação-Geral de Auditoria Interna e encaminhá-lo, com a versão final do relatório de gestão, para aprovação do Conselho Superior (organizador e Coordenador-Geral de Auditoria Interna)
24 de março: Participar de reunião do Conselho Superior para aprovar o relatório de gestão 2014 (organizador) (esta data por ser alterada em atenção à agenda do Conselho Superior)
30 de março: Depositar o relatório de gestão 2014 no site do Tribunal de Contas da União (organizador)
Cronograma com detalhamento das etapas
1ª) Conhecer os quadros de prestação de informações assinalados para o seu setorO objetivo dessa etapa é nos acostumarmos com os quadros que deveremos preencher para originar o relatório de gestão. Clique nos arquivos e consulte o conteúdo deles. Produzir o relatório irá requerer preencher cada um desses arquivos. Preenchê-los, entretanto, envolverá atribuir tarefas para sua equipe de trabalho no câmpus ou em uma pró-reitoria.
Todos os quadros estão disponíveis no ficheiro:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-uM8gK7crj5JWwxdytcX4ZU_XXSrapMrMKQk9J7Mvn4/pubhtml#
Responsável: toda a equipe
Data inicial: 8 de agosto
Data final: 30 de outubro
2ª) Assinalar responsáveis pelo preenchimento dos quadros
Os diretores educacionais e administrativos dos câmpus, e os diretores das pró-reitorias, são responsáveis por entregar preenchidos os quadros atribuídos a suas unidades ou a seus setores
Os diretores educacionais e administrativos dos câmpus, assim como os diretores das pró-reitores, podem dividir o preenchimento dos quadros entre membros de suas equipes, mas continuam como responsáveis pela entrega final dos quadros preenchidos.
Responsável: toda a equipe
Data inicial: 8 de agosto
Data final: 30 de outubro
3ª) Entregar quadros preenchidos
A coleta de informações começa na sexta-feira 2 de janeiro de 2015 e termina no sábado 31 de janeiro de 2015.
Para que a coleta transcorra com normalidade, é importante que você antecipe medidas que permitirão que sua equipe produza as informações.
Caso você vá estar de férias em janeiro, aproveite novembro ou dezembro para distribuir os quadros entre membros de sua equipe ou mesmo designar um responsável por coordenar a tarefa enquanto você estiver fora.
A pontualidade é imprescindível. Caso um setor não entregue suas informações, o processo de conferência e sistematização fica inviável ou extremamente complicado.
Durante a coleta de informações, informações transmitidas por telefone, fax, bilhetes e recados deverão ser retransmitidas para o e-mail relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (troque a palavra "arroba" pelo símbolo @) ou não poderei incorporá-las ao relatório e precisarei considerá-las como não fornecidas.
Responsável: toda a equipe
Data inicial: 2 de janeiro
Data final: 31 de janeiro
4ª) Conferir e sistematizar os quadros
Uma vez recebidos todos os quadros de todos os setores, farei a conferência deles e eventualmente entrarei em contato para esclarecimentos. Em seguida, organizarei todas as informações que me enviaram. Essa etapa termina com a disponibilização da versão prévia do relatório para que todos a conheçam.
Responsável: organizador
Data inicial: 31 de janeiro
Data final: 13 de fevereiro
5ª) Conferir a versão prévia do relatório
Faremos uma reunião para que os membros da equipe possam tecer considerações ou fornecer dados que não foram coletados nas etapas anteriores.
Responsável: toda a equipe
Data inicial: 18 de fevereiro
Data final: 26 de fevereiro
6ª) Coletar parecer da Coordenação-Geral de Auditoria Interna
A Controladoria-Geral da União, com base em boas práticas internacionais de auditoria, recomenda que o relatório de gestão, antes de encaminhado ao TCU, seja analisado pela auditoria interna do órgão. No nosso caso, o parecer da Coordenação-Geral de Auditoria Interna deve preceder a deliberação do Conselho Superior, o qual contará com esse parecer para embasar sua decisão.
Responsável: organizador e Coordenador-Geral de Auditoria Interna
Data inicial: 2 de março
Data final: 9 de março
7º) Participar de reunião do Conselho Superior para aprovar o relatório de gestão 2014
Esta etapa é composta de três providências:
Disponibilizar a versão final do relatório de gestão pelo menos 15 dias antes da reunião em que o Conselho Superior irá discuti-la
Preparar apresentação sobre o relatório de gestão, com slides e script
Inserir modificações requeridas pelos conselheiros na versão final do relatório de gestão
Responsável: organizador e Conselho Superior
Data inicial: 9 de março
Data final: 24 de março
8º) Entregar ao Tribunal de Contas da União
Esta etapa é composta por duas providências:
- Assegurar que todas as modificações requeridas pelos conselheiros foi efetivada
- Converter o documento para PDF
- Verificar a consistência da versão PDF
- Depositar o documento PDF no site do TCU e arquivar o comprovante de entrega
Data inicial: 25 de março
Data final: 30 de março