Orientações sobre o relatório de gestão 2014: o que é, quais os tópicos difíceis e trabalho de equipe

Agrupei nesse blog todos os quadros que integrarão o relatório de gestão 2014 do IFSULDEMINAS. Os quadros estão separados em arquivos diferentes, de modo que você poderá distribuí-los entre colegas de seu setor e, de um modo geral, facilitar a tarefa.

Entre na página "Escolha o seu setor", selecione o ficheiro e clique em seu setor: todos os quadros do seu setor estarão ali para download.

Faça o download e preencha apenas os quadros que estão na aba do seu setor, em seguida os remeta para o e-mail relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (troque a palavra "arroba" pelo símbolo @).

Você não precisa procurar arquivos nas páginas dos outros setores, mas dar uma passadinha por eles ajudará você a ter uma visão global dessa atividade.

Um documento para a sociedade

O relatório de gestão serve para analisar a performance anual do IFSULDEMINAS e abrir espaço para atitudes positivas nos próximos anos.

Como peça do processo anual de prestação de contas, constitui uma obrigação dos gestores públicos.

Deixar de entregar o relatório de gestão pode acarretar multas e outras penalidades administrativas para os ocupantes de cargos de gestão, bem como restrições administrativas para a organização.

Assim como as demais unidades jurisdicionadas ao Tribunal de Contas da União, o IFSULDEMINAS tem até 31 de março de 2015 para entregar o relatório de gestão de 2014.

O prazo de entrega jamais foi prorrogado pelo TCU, que recomenda estar com a versão final pronta para submissão no mínimo 15 dias antes da data limite.

As normas referentes ao relatório de gestão e ao processo anual de prestação de contas estão disponíveis em:
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/contas/contas_ordinarias_extraordinarias/2014

Preocupação crescente com o desempenho

O TCU continua a usar o relatório de gestão para intensificar a avaliação de desempenho das unidades que lhe são jurisdicionadas, as quais englobam os órgãos da administração federal (ministérios, secretarias e cortes judiciais), as autarquias federais (como as universidades e os institutos federais) e as empresas públicas.

Desde 2008, o relatório de gestão se converteu em uma ferramenta central para o TCU. O relatório deixou de ser um documento de exclusiva verificação de regularidade jurídica e contábil. Ele se converteu em um instrumento de medida de desempenho organizacional.

Análise integrada de informações contábeis, metas educacionais, indicadores de desempenho organizacional e índices sociais.

Não basta preencher quadros e tabelas de conformidade jurídica e contábil.

O relatório de gestão requer cada vez mais a mensuração da qualidade dos serviços que os entes públicos prestam aos usuários e as análises situacionais de procedimentos e processos de trabalho.

Tópicos difíceis para 2014

Planos táticos e operacionais dos câmpus e da Reitoria, com respectivos indicadores

• A.5.1 Quadro Planejamento da unidade
• A.5.1.1 Planejamento tático e operacional
• A.5.1.1 Quadro Programas e projetos

Implementação de um sistema de custos operacionais dos serviços educacionais e administrativos

• A.12.2 Quadro Apuracao dos custos dos programas e das unidades administrativas

Publicação de um plano de cargos com ocupantes de CD, FG e FCC de todos os câmpus e da Reitoria

• A.1.3 Quadro Informacoes sobre areas ou subunidades estrategicas

Procedimentos de conformidade contábil

• A.12.3 Quadro Conformidade Contabil

Pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços prestados à comunidade

• A.3.1 Relacionamento com a sociedade (3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5)

Como pretendemos trabalhar

O IFSULDEMINAS tem conduzido a produção do relatório de gestão com o objetivo de convertê-lo em instrumento de gestão dos serviços educacionais e administrativos.

Esse enfoque implica:

• Enxergar as dificuldades de produção do relatório de gestão como sintomas de procedimentos e processos de trabalho que podem ser aprimorados
• Agir para aperfeiçoar esses procedimentos e processos de trabalho
• Princípios para o trabalho em equipe
• Uniformização do uso do quadro de programas e projetos
• Cronograma convencionado dentro de limites administrativos e legais
• Responsabilidades e modos de interagir compartilhados
• O relatório de gestão é um instrumento de tomada de consciência que pode trazer efeitos positivos
• Quanto mais cedo reunirmos as informações, mais cedo solucionaremos dúvidas e encerraremos a tarefa, podendo retomar nossas obrigações diárias com ideias renovadas.
• O e-mail relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (troque a palavra "arroba" pelo símbolo @) funcionará como canal exclusivo para coleta de informações.
• Além do e-mail, dúvidas e sugestões também podem ser comunicadas pelo telefone (035) 3449-6250

Equipe

A implicação dos gestores é fundamental para produzir o relatório de gestão e principalmente se queremos convertê-lo em um instrumento de gestão.

Todos os membros da equipe de produção do relatório de gestão, porque ocupam cargos de direção, detêm o poder de delegar tarefas, liderar equipes, fixar objetivos e assim provocar mudanças no ambiente organizacional.

Nos anos anteriores, a equipe de produção do relatório de gestão foi formada pelos Diretores de Administração e Planejamento e pelos Diretores das Pró-Reitorias. Isso se mostrou essencial para o bom andamento dos trabalhos e foi o que permitiu formular uma proposta de ação referente ao relatório de gestão.

Contudo, notamos que a ausência dos diretores educacionais criava uma limitação que se revelava sobretudo em três tarefas:

• Na customização de quadros sobre informação educacional dos câmpus
• Na distribuição de quadros entre as pró-reitores de perfil educacional
• Na coordenação entre documentos de planejamento e documentos de medição de resultados

Em conjunto, os problemas nessas tarefas dificultam a integração entre áreas educacionais e administrativas.

Não superaremos esses e outros desafios relacionados,com a mera inclusão dos diretores educacionais na equipe de produção do relatório de gestão. Todavia, é compreensível que se trata de um primeiro passo.

Conversamos com o Colégio de Dirigentes em sua reunião em finais de agosto para que se fechasse um acordo sobre compor a equipe de produção do relatório de gestão deste e dos próximos anos com:

• Diretores das Pró-Reitorias
• DAPs dos câmpus
• DDEs e DEPEs dos câmpus

Os diretores-gerais e pró-reitores compreenderam a proposta e deram seu aval para compormos a comissão designada pela Portaria nº 1362, de 4 de agosto de 2014.

Os DDEs e os DEPEs terão uma participação provavelmente pequena no relatório de gestão de 2014, mas é importante que já participem, comecem a se inteirar, pois são essenciais para mudanças organizacionais.