Fase de revisão do relatório de gestão 2014

Entramos na fase de revisão do relatório de gestão 2014.

Temos entre os dias 18 e 26 de fevereiro para apontar correções na versão preliminar do relatório de gestão 2014.

Relatório de Gestão 2014 v1.0 [PDF, 1.12 MB]

Entre em contato em caso de dúvidas, sugestões ou suporte, mas não deixe de ler essa postagem até o fim.

Atenção 

1. Faltam os indicadores de gestão, que o Ministério da Educação disponibilizará apenas em meados de maio;

2. Faltam quadros de finanças e orçamento, que estão em produção.

A falta desses quadros não deve impedir, entretanto, que os setores revisem suas próprias informações e mesmo aspectos gerais do relatório.

Contudo, isso provocou inconsistências nas referências internas (quando um trecho refere um capítulo, quadro ou tabela do relatório). Por favor, se isso ocasionar alguma dúvida, entre em contato -- mas não perca tempo marcando correções desse tipo porque isso se corrige rapidamente com a incorporação dos quadros que ainda faltam.

Como sugerir ajustes

a) Direcione sua atenção para erros factuais relacionados à pró-reitoria ou ao câmpus;
b) Resolva o problema que você encontrou: se um dado estiver incorreto, diga qual é o dado correto, e, se uma opinião estiver equivocada, diga qual opinião você acredita ser correta;
c) Faça comentários claros que resolvam o problema que você encontrou;
d) Na dúvida entre fazer ou não um comentário, opte por fazer o comentário.

Como enviar informações complementares

Os itens do relatório de gestão que trabalhamos até agora abordam o conteúdo mínimo exigido pelo Tribunal de Contas da União. Os gestores podem comunicar informações que consideram relevantes e que não foram contempladas pelos itens do conteúdo mínimo. Não há estrutura fixa para as informações complementares, e elas não são obrigatórias. O único requisito é que sejam relevantes e que demonstrem ações e fatos através de texto, tabelas ou gráficos.

Redija suas informações complementares num arquivo conforme as especificações abaixo

> Arquivo doc (Microsoft Word 1997-2003).
> No máximo 3 página A4 (além dessa página de instruções), margem superior e inferior 2,5 cm, margens laterais 1,5 cm, espaço simples entre linhas, Times New Roman tamanho 12, permitidos gráficos, tabelas e imagens desde que respeitado o limite de páginas.
> Texto com formação simples e padrão (sem colunas, quebras de página, quebras de linhas, etc.). Faça manualmente marcadores de listas como alíneas e bullets. Use negrito, itálico e sublinhado à vontade. Não use caixa alta para destacar títulos – opte por negrito, itálico e sublinhado.

Como inserir comentários, grifos e destaques num arquivo PDF

É fácil, prático e até divertido rabiscar um PDF.

Faça download do Relatório de Gestão 2014 v1.0 [PDF, 1.12 MB]

Instale o Adobe Reader XI em seu computador. Para isso, faça o download do programa e siga as instruções em http://get.adobe.com/br/reader/

Abra o PDF do relatório prévio no Adobe Reader XI. Use a ferramenta de comentários para grifar, comentar, tachar, etc.

Após inserir todos os comentários que desejar, salve o arquivo e envie para
relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (substitua a palavra arroba pelo símbolo @).

Também envie o arquivo .doc com informações complementares, se houver.


Bom trabalho a todos!

Sumário da reunião de 30 de setembro

Procedimento de trabalho

1. Entre no blog: http://relatoriodegestao.blogspot.com
2. Localize o ficheiro no blog
3. Escolha seu setor ou sua unidade
4. Faça download dos arquivos do setor ou da unidade
5. Distribua os arquivos entre os membros de sua equipe (que, esperamos, estará designada conforme decidimos no tópico 2 da reunião)
6. Colete os arquivos preenchidos pelos designados para sua equipe
7. Verifique a integridade dos arquivos
8. Envie todos os arquivos para relatoriodegestao@ifsuldeminas.edu.br

1. Papel dos DDEs e DEPEs

a. Observadores: serão mantidos informados

b. Complementar a coleta de dados dos DAPs: se responsabilizarão por preencher quadros e textos de informações pedagógicas e poderão ser acionados para auxiliar na solução de problemas

c. Tomar decisões em outras reuniões, como, por exemplo, aquelas de revisão do relatório antes de encaminhamento ao Conselho Superior

2. Designar uma equipe de apoio local

Os membros da equipe preencherão uma tabela com designados de apoio, remeterão para a PRODI. O Diretor de Desenvolvimento Institucional conversará com os diretores-gerais para que emitam portarias com as equipes.

A tabela das equipes de apoio foi editada conforme segue:
https://docs.google.com/a/ifsuldeminas.edu.br/spreadsheets/d/1XAW1cGvz3Efhw9YeK67SGTi0ZQfYjcJl1KIjsVxXaoc/edit#gid=0

>>> Exclusão da coluna de horas semanais
>>> Correção de repetições de códigos de quadros

3. Preencher quadros de planejamento

A.5.1 Quadro Planejamento da unidade --> preenchido apenas pela PRODI, com síntese do PDI 2014-2018

A.5.1.1 Planejamento tático e operacional --> preenchidos por unidades e setores enviarão textos; a PRODI sintetizará as contribuição em um só parecer durante a organização do relatório de gestão

A.5.1.1 Quadro Projetos e Ações --> Informações de ensino, pesquisa e extensão ficarão concentrados nas respectivas pró-reitores, que solicitarão informações aos câmpus e consolidarão essas informações no quadro de projetos e ações

A.5.1.1 Quadro Projetos e Ações --> Informações de infraestrutura serão preenchidas pela PRODI e pelos câmpus pré-expansão. Os câmpus novos poderão ser consultados pela PRODI

A PRODI irá disponibilizar modelos preenchidos em 2013 e modelo a preencher, como guia em formato editável.

4. Implementação de um sistema de custos operacionais dos serviços educacionais e administrativos

A.12.2 Quadro Apuracao dos custos dos programas e das unidades administrativas --> Apenas a PROPLAN preencherá este quadro, com um texto explicativo para cuja elaboração contatará os câmpus

A.1.3 Quadro Informacoes sobre areas ou subunidades estrategicas --> Fica a cargo da DGP (identificar os cargos e os ocupantes, pedir aos câmpus as atribuições)

5. Quadros de informações educacionais

A.1.5 Quadro Oferta de cursos do campus <NOME DO CAMPUS> --> Cada câmpus preenche com sua oferta de cursos

A.1.7 Quadro Acervo atual das bibliotecas dos campus --> A PROEN preenche o quadro com referência a todos os câmpus

6. Cronograma: alterado 

Após modificação da data de entrega das informações pelos câmpus e pelas pró-reitores, o cronograma ficou assim:
>> 30 de outubro de 2014: Conhecer os quadros de prestação de informações assinalados para o seu setor (toda a equipe)
>> 30 de outubro de 2014: Assinalar responsáveis pelo preenchimento (toda a equipe)
>> 31 de janeiro de 2015: Entregar quadros preenchidos (diretores das pró-reitores e dos câmpus)
>> 13 de fevereiro: Conferir e sistematizar os quadros (organizador)
>> 26 de fevereiro: Conferir a versão prévia do relatório (toda a equipe)
>> 9 de março: Coletar parecer da Coordenação-Geral de Auditoria Interna e encaminhá-lo, com a versão final do relatório de gestão, para aprovação do Conselho Superior (organizador e Coordenador-Geral de Auditoria Interna)
>> 24 de março: Participar de reunião do Conselho Superior para aprovar o relatório de gestão 2014 (organizador) (esta data pode ser alterada em atenção à agenda do Conselho Superior)
>> 30 de março: Depositar o relatório de gestão 2014 no site do Tribunal de Contas da União (organizador)

Orientações sobre o relatório de gestão 2014: o que é, quais os tópicos difíceis e trabalho de equipe

Agrupei nesse blog todos os quadros que integrarão o relatório de gestão 2014 do IFSULDEMINAS. Os quadros estão separados em arquivos diferentes, de modo que você poderá distribuí-los entre colegas de seu setor e, de um modo geral, facilitar a tarefa.

Entre na página "Escolha o seu setor", selecione o ficheiro e clique em seu setor: todos os quadros do seu setor estarão ali para download.

Faça o download e preencha apenas os quadros que estão na aba do seu setor, em seguida os remeta para o e-mail relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (troque a palavra "arroba" pelo símbolo @).

Você não precisa procurar arquivos nas páginas dos outros setores, mas dar uma passadinha por eles ajudará você a ter uma visão global dessa atividade.

Um documento para a sociedade

O relatório de gestão serve para analisar a performance anual do IFSULDEMINAS e abrir espaço para atitudes positivas nos próximos anos.

Como peça do processo anual de prestação de contas, constitui uma obrigação dos gestores públicos.

Deixar de entregar o relatório de gestão pode acarretar multas e outras penalidades administrativas para os ocupantes de cargos de gestão, bem como restrições administrativas para a organização.

Assim como as demais unidades jurisdicionadas ao Tribunal de Contas da União, o IFSULDEMINAS tem até 31 de março de 2015 para entregar o relatório de gestão de 2014.

O prazo de entrega jamais foi prorrogado pelo TCU, que recomenda estar com a versão final pronta para submissão no mínimo 15 dias antes da data limite.

As normas referentes ao relatório de gestão e ao processo anual de prestação de contas estão disponíveis em:
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/contas/contas_ordinarias_extraordinarias/2014

Preocupação crescente com o desempenho

O TCU continua a usar o relatório de gestão para intensificar a avaliação de desempenho das unidades que lhe são jurisdicionadas, as quais englobam os órgãos da administração federal (ministérios, secretarias e cortes judiciais), as autarquias federais (como as universidades e os institutos federais) e as empresas públicas.

Desde 2008, o relatório de gestão se converteu em uma ferramenta central para o TCU. O relatório deixou de ser um documento de exclusiva verificação de regularidade jurídica e contábil. Ele se converteu em um instrumento de medida de desempenho organizacional.

Análise integrada de informações contábeis, metas educacionais, indicadores de desempenho organizacional e índices sociais.

Não basta preencher quadros e tabelas de conformidade jurídica e contábil.

O relatório de gestão requer cada vez mais a mensuração da qualidade dos serviços que os entes públicos prestam aos usuários e as análises situacionais de procedimentos e processos de trabalho.

Tópicos difíceis para 2014

Planos táticos e operacionais dos câmpus e da Reitoria, com respectivos indicadores

• A.5.1 Quadro Planejamento da unidade
• A.5.1.1 Planejamento tático e operacional
• A.5.1.1 Quadro Programas e projetos

Implementação de um sistema de custos operacionais dos serviços educacionais e administrativos

• A.12.2 Quadro Apuracao dos custos dos programas e das unidades administrativas

Publicação de um plano de cargos com ocupantes de CD, FG e FCC de todos os câmpus e da Reitoria

• A.1.3 Quadro Informacoes sobre areas ou subunidades estrategicas

Procedimentos de conformidade contábil

• A.12.3 Quadro Conformidade Contabil

Pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços prestados à comunidade

• A.3.1 Relacionamento com a sociedade (3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5)

Como pretendemos trabalhar

O IFSULDEMINAS tem conduzido a produção do relatório de gestão com o objetivo de convertê-lo em instrumento de gestão dos serviços educacionais e administrativos.

Esse enfoque implica:

• Enxergar as dificuldades de produção do relatório de gestão como sintomas de procedimentos e processos de trabalho que podem ser aprimorados
• Agir para aperfeiçoar esses procedimentos e processos de trabalho
• Princípios para o trabalho em equipe
• Uniformização do uso do quadro de programas e projetos
• Cronograma convencionado dentro de limites administrativos e legais
• Responsabilidades e modos de interagir compartilhados
• O relatório de gestão é um instrumento de tomada de consciência que pode trazer efeitos positivos
• Quanto mais cedo reunirmos as informações, mais cedo solucionaremos dúvidas e encerraremos a tarefa, podendo retomar nossas obrigações diárias com ideias renovadas.
• O e-mail relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (troque a palavra "arroba" pelo símbolo @) funcionará como canal exclusivo para coleta de informações.
• Além do e-mail, dúvidas e sugestões também podem ser comunicadas pelo telefone (035) 3449-6250

Equipe

A implicação dos gestores é fundamental para produzir o relatório de gestão e principalmente se queremos convertê-lo em um instrumento de gestão.

Todos os membros da equipe de produção do relatório de gestão, porque ocupam cargos de direção, detêm o poder de delegar tarefas, liderar equipes, fixar objetivos e assim provocar mudanças no ambiente organizacional.

Nos anos anteriores, a equipe de produção do relatório de gestão foi formada pelos Diretores de Administração e Planejamento e pelos Diretores das Pró-Reitorias. Isso se mostrou essencial para o bom andamento dos trabalhos e foi o que permitiu formular uma proposta de ação referente ao relatório de gestão.

Contudo, notamos que a ausência dos diretores educacionais criava uma limitação que se revelava sobretudo em três tarefas:

• Na customização de quadros sobre informação educacional dos câmpus
• Na distribuição de quadros entre as pró-reitores de perfil educacional
• Na coordenação entre documentos de planejamento e documentos de medição de resultados

Em conjunto, os problemas nessas tarefas dificultam a integração entre áreas educacionais e administrativas.

Não superaremos esses e outros desafios relacionados,com a mera inclusão dos diretores educacionais na equipe de produção do relatório de gestão. Todavia, é compreensível que se trata de um primeiro passo.

Conversamos com o Colégio de Dirigentes em sua reunião em finais de agosto para que se fechasse um acordo sobre compor a equipe de produção do relatório de gestão deste e dos próximos anos com:

• Diretores das Pró-Reitorias
• DAPs dos câmpus
• DDEs e DEPEs dos câmpus

Os diretores-gerais e pró-reitores compreenderam a proposta e deram seu aval para compormos a comissão designada pela Portaria nº 1362, de 4 de agosto de 2014.

Os DDEs e os DEPEs terão uma participação provavelmente pequena no relatório de gestão de 2014, mas é importante que já participem, comecem a se inteirar, pois são essenciais para mudanças organizacionais.