Fase de revisão do relatório de gestão 2014

Entramos na fase de revisão do relatório de gestão 2014.

Temos entre os dias 18 e 26 de fevereiro para apontar correções na versão preliminar do relatório de gestão 2014.

Relatório de Gestão 2014 v1.0 [PDF, 1.12 MB]

Entre em contato em caso de dúvidas, sugestões ou suporte, mas não deixe de ler essa postagem até o fim.

Atenção 

1. Faltam os indicadores de gestão, que o Ministério da Educação disponibilizará apenas em meados de maio;

2. Faltam quadros de finanças e orçamento, que estão em produção.

A falta desses quadros não deve impedir, entretanto, que os setores revisem suas próprias informações e mesmo aspectos gerais do relatório.

Contudo, isso provocou inconsistências nas referências internas (quando um trecho refere um capítulo, quadro ou tabela do relatório). Por favor, se isso ocasionar alguma dúvida, entre em contato -- mas não perca tempo marcando correções desse tipo porque isso se corrige rapidamente com a incorporação dos quadros que ainda faltam.

Como sugerir ajustes

a) Direcione sua atenção para erros factuais relacionados à pró-reitoria ou ao câmpus;
b) Resolva o problema que você encontrou: se um dado estiver incorreto, diga qual é o dado correto, e, se uma opinião estiver equivocada, diga qual opinião você acredita ser correta;
c) Faça comentários claros que resolvam o problema que você encontrou;
d) Na dúvida entre fazer ou não um comentário, opte por fazer o comentário.

Como enviar informações complementares

Os itens do relatório de gestão que trabalhamos até agora abordam o conteúdo mínimo exigido pelo Tribunal de Contas da União. Os gestores podem comunicar informações que consideram relevantes e que não foram contempladas pelos itens do conteúdo mínimo. Não há estrutura fixa para as informações complementares, e elas não são obrigatórias. O único requisito é que sejam relevantes e que demonstrem ações e fatos através de texto, tabelas ou gráficos.

Redija suas informações complementares num arquivo conforme as especificações abaixo

> Arquivo doc (Microsoft Word 1997-2003).
> No máximo 3 página A4 (além dessa página de instruções), margem superior e inferior 2,5 cm, margens laterais 1,5 cm, espaço simples entre linhas, Times New Roman tamanho 12, permitidos gráficos, tabelas e imagens desde que respeitado o limite de páginas.
> Texto com formação simples e padrão (sem colunas, quebras de página, quebras de linhas, etc.). Faça manualmente marcadores de listas como alíneas e bullets. Use negrito, itálico e sublinhado à vontade. Não use caixa alta para destacar títulos – opte por negrito, itálico e sublinhado.

Como inserir comentários, grifos e destaques num arquivo PDF

É fácil, prático e até divertido rabiscar um PDF.

Faça download do Relatório de Gestão 2014 v1.0 [PDF, 1.12 MB]

Instale o Adobe Reader XI em seu computador. Para isso, faça o download do programa e siga as instruções em http://get.adobe.com/br/reader/

Abra o PDF do relatório prévio no Adobe Reader XI. Use a ferramenta de comentários para grifar, comentar, tachar, etc.

Após inserir todos os comentários que desejar, salve o arquivo e envie para
relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (substitua a palavra arroba pelo símbolo @).

Também envie o arquivo .doc com informações complementares, se houver.


Bom trabalho a todos!

Sumário da reunião de 30 de setembro

Procedimento de trabalho

1. Entre no blog: http://relatoriodegestao.blogspot.com
2. Localize o ficheiro no blog
3. Escolha seu setor ou sua unidade
4. Faça download dos arquivos do setor ou da unidade
5. Distribua os arquivos entre os membros de sua equipe (que, esperamos, estará designada conforme decidimos no tópico 2 da reunião)
6. Colete os arquivos preenchidos pelos designados para sua equipe
7. Verifique a integridade dos arquivos
8. Envie todos os arquivos para relatoriodegestao@ifsuldeminas.edu.br

1. Papel dos DDEs e DEPEs

a. Observadores: serão mantidos informados

b. Complementar a coleta de dados dos DAPs: se responsabilizarão por preencher quadros e textos de informações pedagógicas e poderão ser acionados para auxiliar na solução de problemas

c. Tomar decisões em outras reuniões, como, por exemplo, aquelas de revisão do relatório antes de encaminhamento ao Conselho Superior

2. Designar uma equipe de apoio local

Os membros da equipe preencherão uma tabela com designados de apoio, remeterão para a PRODI. O Diretor de Desenvolvimento Institucional conversará com os diretores-gerais para que emitam portarias com as equipes.

A tabela das equipes de apoio foi editada conforme segue:
https://docs.google.com/a/ifsuldeminas.edu.br/spreadsheets/d/1XAW1cGvz3Efhw9YeK67SGTi0ZQfYjcJl1KIjsVxXaoc/edit#gid=0

>>> Exclusão da coluna de horas semanais
>>> Correção de repetições de códigos de quadros

3. Preencher quadros de planejamento

A.5.1 Quadro Planejamento da unidade --> preenchido apenas pela PRODI, com síntese do PDI 2014-2018

A.5.1.1 Planejamento tático e operacional --> preenchidos por unidades e setores enviarão textos; a PRODI sintetizará as contribuição em um só parecer durante a organização do relatório de gestão

A.5.1.1 Quadro Projetos e Ações --> Informações de ensino, pesquisa e extensão ficarão concentrados nas respectivas pró-reitores, que solicitarão informações aos câmpus e consolidarão essas informações no quadro de projetos e ações

A.5.1.1 Quadro Projetos e Ações --> Informações de infraestrutura serão preenchidas pela PRODI e pelos câmpus pré-expansão. Os câmpus novos poderão ser consultados pela PRODI

A PRODI irá disponibilizar modelos preenchidos em 2013 e modelo a preencher, como guia em formato editável.

4. Implementação de um sistema de custos operacionais dos serviços educacionais e administrativos

A.12.2 Quadro Apuracao dos custos dos programas e das unidades administrativas --> Apenas a PROPLAN preencherá este quadro, com um texto explicativo para cuja elaboração contatará os câmpus

A.1.3 Quadro Informacoes sobre areas ou subunidades estrategicas --> Fica a cargo da DGP (identificar os cargos e os ocupantes, pedir aos câmpus as atribuições)

5. Quadros de informações educacionais

A.1.5 Quadro Oferta de cursos do campus <NOME DO CAMPUS> --> Cada câmpus preenche com sua oferta de cursos

A.1.7 Quadro Acervo atual das bibliotecas dos campus --> A PROEN preenche o quadro com referência a todos os câmpus

6. Cronograma: alterado 

Após modificação da data de entrega das informações pelos câmpus e pelas pró-reitores, o cronograma ficou assim:
>> 30 de outubro de 2014: Conhecer os quadros de prestação de informações assinalados para o seu setor (toda a equipe)
>> 30 de outubro de 2014: Assinalar responsáveis pelo preenchimento (toda a equipe)
>> 31 de janeiro de 2015: Entregar quadros preenchidos (diretores das pró-reitores e dos câmpus)
>> 13 de fevereiro: Conferir e sistematizar os quadros (organizador)
>> 26 de fevereiro: Conferir a versão prévia do relatório (toda a equipe)
>> 9 de março: Coletar parecer da Coordenação-Geral de Auditoria Interna e encaminhá-lo, com a versão final do relatório de gestão, para aprovação do Conselho Superior (organizador e Coordenador-Geral de Auditoria Interna)
>> 24 de março: Participar de reunião do Conselho Superior para aprovar o relatório de gestão 2014 (organizador) (esta data pode ser alterada em atenção à agenda do Conselho Superior)
>> 30 de março: Depositar o relatório de gestão 2014 no site do Tribunal de Contas da União (organizador)

Orientações sobre o relatório de gestão 2014: o que é, quais os tópicos difíceis e trabalho de equipe

Agrupei nesse blog todos os quadros que integrarão o relatório de gestão 2014 do IFSULDEMINAS. Os quadros estão separados em arquivos diferentes, de modo que você poderá distribuí-los entre colegas de seu setor e, de um modo geral, facilitar a tarefa.

Entre na página "Escolha o seu setor", selecione o ficheiro e clique em seu setor: todos os quadros do seu setor estarão ali para download.

Faça o download e preencha apenas os quadros que estão na aba do seu setor, em seguida os remeta para o e-mail relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (troque a palavra "arroba" pelo símbolo @).

Você não precisa procurar arquivos nas páginas dos outros setores, mas dar uma passadinha por eles ajudará você a ter uma visão global dessa atividade.

Um documento para a sociedade

O relatório de gestão serve para analisar a performance anual do IFSULDEMINAS e abrir espaço para atitudes positivas nos próximos anos.

Como peça do processo anual de prestação de contas, constitui uma obrigação dos gestores públicos.

Deixar de entregar o relatório de gestão pode acarretar multas e outras penalidades administrativas para os ocupantes de cargos de gestão, bem como restrições administrativas para a organização.

Assim como as demais unidades jurisdicionadas ao Tribunal de Contas da União, o IFSULDEMINAS tem até 31 de março de 2015 para entregar o relatório de gestão de 2014.

O prazo de entrega jamais foi prorrogado pelo TCU, que recomenda estar com a versão final pronta para submissão no mínimo 15 dias antes da data limite.

As normas referentes ao relatório de gestão e ao processo anual de prestação de contas estão disponíveis em:
http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/contas/contas_ordinarias_extraordinarias/2014

Preocupação crescente com o desempenho

O TCU continua a usar o relatório de gestão para intensificar a avaliação de desempenho das unidades que lhe são jurisdicionadas, as quais englobam os órgãos da administração federal (ministérios, secretarias e cortes judiciais), as autarquias federais (como as universidades e os institutos federais) e as empresas públicas.

Desde 2008, o relatório de gestão se converteu em uma ferramenta central para o TCU. O relatório deixou de ser um documento de exclusiva verificação de regularidade jurídica e contábil. Ele se converteu em um instrumento de medida de desempenho organizacional.

Análise integrada de informações contábeis, metas educacionais, indicadores de desempenho organizacional e índices sociais.

Não basta preencher quadros e tabelas de conformidade jurídica e contábil.

O relatório de gestão requer cada vez mais a mensuração da qualidade dos serviços que os entes públicos prestam aos usuários e as análises situacionais de procedimentos e processos de trabalho.

Tópicos difíceis para 2014

Planos táticos e operacionais dos câmpus e da Reitoria, com respectivos indicadores

• A.5.1 Quadro Planejamento da unidade
• A.5.1.1 Planejamento tático e operacional
• A.5.1.1 Quadro Programas e projetos

Implementação de um sistema de custos operacionais dos serviços educacionais e administrativos

• A.12.2 Quadro Apuracao dos custos dos programas e das unidades administrativas

Publicação de um plano de cargos com ocupantes de CD, FG e FCC de todos os câmpus e da Reitoria

• A.1.3 Quadro Informacoes sobre areas ou subunidades estrategicas

Procedimentos de conformidade contábil

• A.12.3 Quadro Conformidade Contabil

Pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços prestados à comunidade

• A.3.1 Relacionamento com a sociedade (3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5)

Como pretendemos trabalhar

O IFSULDEMINAS tem conduzido a produção do relatório de gestão com o objetivo de convertê-lo em instrumento de gestão dos serviços educacionais e administrativos.

Esse enfoque implica:

• Enxergar as dificuldades de produção do relatório de gestão como sintomas de procedimentos e processos de trabalho que podem ser aprimorados
• Agir para aperfeiçoar esses procedimentos e processos de trabalho
• Princípios para o trabalho em equipe
• Uniformização do uso do quadro de programas e projetos
• Cronograma convencionado dentro de limites administrativos e legais
• Responsabilidades e modos de interagir compartilhados
• O relatório de gestão é um instrumento de tomada de consciência que pode trazer efeitos positivos
• Quanto mais cedo reunirmos as informações, mais cedo solucionaremos dúvidas e encerraremos a tarefa, podendo retomar nossas obrigações diárias com ideias renovadas.
• O e-mail relatoriodegestao arroba ifsuldeminas.edu.br (troque a palavra "arroba" pelo símbolo @) funcionará como canal exclusivo para coleta de informações.
• Além do e-mail, dúvidas e sugestões também podem ser comunicadas pelo telefone (035) 3449-6250

Equipe

A implicação dos gestores é fundamental para produzir o relatório de gestão e principalmente se queremos convertê-lo em um instrumento de gestão.

Todos os membros da equipe de produção do relatório de gestão, porque ocupam cargos de direção, detêm o poder de delegar tarefas, liderar equipes, fixar objetivos e assim provocar mudanças no ambiente organizacional.

Nos anos anteriores, a equipe de produção do relatório de gestão foi formada pelos Diretores de Administração e Planejamento e pelos Diretores das Pró-Reitorias. Isso se mostrou essencial para o bom andamento dos trabalhos e foi o que permitiu formular uma proposta de ação referente ao relatório de gestão.

Contudo, notamos que a ausência dos diretores educacionais criava uma limitação que se revelava sobretudo em três tarefas:

• Na customização de quadros sobre informação educacional dos câmpus
• Na distribuição de quadros entre as pró-reitores de perfil educacional
• Na coordenação entre documentos de planejamento e documentos de medição de resultados

Em conjunto, os problemas nessas tarefas dificultam a integração entre áreas educacionais e administrativas.

Não superaremos esses e outros desafios relacionados,com a mera inclusão dos diretores educacionais na equipe de produção do relatório de gestão. Todavia, é compreensível que se trata de um primeiro passo.

Conversamos com o Colégio de Dirigentes em sua reunião em finais de agosto para que se fechasse um acordo sobre compor a equipe de produção do relatório de gestão deste e dos próximos anos com:

• Diretores das Pró-Reitorias
• DAPs dos câmpus
• DDEs e DEPEs dos câmpus

Os diretores-gerais e pró-reitores compreenderam a proposta e deram seu aval para compormos a comissão designada pela Portaria nº 1362, de 4 de agosto de 2014.

Os DDEs e os DEPEs terão uma participação provavelmente pequena no relatório de gestão de 2014, mas é importante que já participem, comecem a se inteirar, pois são essenciais para mudanças organizacionais.

Relatório de gestão 2013 finalizado

O relatório de gestão do exercício 2013 foi aprovado em reunião do Conselho Superior na quarta-feira 26 de março. Os ajustes determinados pelos conselheiros foram efetuados e então o relatório foi submetido hoje ao Tribunal de Contas da União.

Versão final do relatório de gestão 2013 (PDF, 10,346 KB)

Slides da apresentação na reunião do Conselho Superior (PDF, 51 KB)
Slides da apresentação na reunião do Conselho Superior (ODP, 27 KB)

Muito obrigado a todos!

Versão preliminar do relatório de gestão 2013 para o Conselho Superior

Esta nova versão foi revista com base na reunião de 18 de março com os diretores de administração e planejamento dos câmpus e os diretores das pró-reitorias:

1. Trechos dúbios foram eliminados
2. Todas as tabelas foram preenchidas
3. Indicadores finalizados

Trata-se, portanto, de versão definitiva para apreciação do Conselho Superior em reunião agendada para 26 de março.

Em ofício circular de 19 de março, a SETEC/MEC avisou que completaria o recálculo dos indicadores em 25 de março ou posteriormente. Optamos, então, por utilizar os indicadores da forma com base na segunda extração de dados do SISTEC em 13 de março. Segundo estimativas da Proen, o recálculo da SETEC/MEC não deverá importar mudanças significativas. Achamos então que fosse melhor solução finalizar o relatório com os indicadores da segunda extração de dados do SISTEC.

Preliminar do relatório de gestão 2013 [PDF, 2053KB]

Ajustes e informações complementares 2013

A versão prévia do relatório está pronta para a fase de ajustes e informações complementares.

Rascunho do relatório de gestão 2013 [PDF, 2035 KB]

A versão prévia está incompleta:

1. A SETEC publicou um manual de extração de dados do Siafi em janeiro, mas o manual tinha erros que só foram corrigidos no início de março
2. Em 28 de fevereiro, a SETEC decidiu recalcular todos os indicadores de gestão que havia calculado em janeiro porque identificou erros nos próprios cálculos
3. Alguns tópicos ainda não foram preenchidos pelos setores do IFSULDEMINAS

Você vai encontrar inconsistência nas referências internas (quando um trecho refere um capítulo, quadro ou tabela do relatório) e itens faltosos (porque ainda não foram providenciados). Mas, devido ao prazo exíguo de que dispomos, trabalharemos com essa versão prévia.

1) Prazo
O PDF com revisões e o doc com informações complementares devem ser entregues até quarta-feira 18 de março.

Todas as observações serão consideradas para eventual incorporação ao relatório final.

2) Como sugerir ajustes
O objetivo é coletar ajustes factuais sugeridos por seu superior (Diretores-gerais, no caso dos câmpus; Pró-Reitores e Reitor, no caso da Reitoria).

Dicas
a) Não perca tempo com tabelas quebradas em duas páginas, erros de digitação, falhas gramaticais e falta de formatação. Após incorporar as observações de vocês, faremos uma revisão de texto e uma diagramação segundo o padrão do Tribunal de Contas da União.
b) Direcione sua atenção para erros factuais relacionados ao seu setor de atuação no IFSULDEMINAS.
c) Faça comentários claros que resolvam o problema que você encontrou. Se um dado estiver incorreto, diga qual é o dado correto. Se uma opinião estiver equivocada, diga qual opinião deve substituí-la ou se ela deve ser simplesmente suprimida.
d) Na dúvida entre fazer ou não um comentário, opte por fazer o comentário. Se estiver em dúvida sobre se uma informação está ou não completa, e souber como completá-la, opte por completar.

3) Mande informações complementares
O objetivo é comunicar algo que você não tenha dito nos tópicos anteriores porque não havia espaço.

Justificativa
Os itens do relatório de gestão que trabalhamos até agora abordam o conteúdo mínimo exigido pelo Tribunal de Contas da União. Os gestores podem comunicar informações que consideram relevantes e que não foram contempladas pelos itens do conteúdo mínimo. Não há estrutura fixada para as informações complementares, e elas não são obrigatórias. O único requisito é que sejam relevantes e que demonstrem ações e fatos através de texto, tabelas ou gráficos.

Redija suas informações complementares num arquivo conforme as especificações abaixo
> Arquivo doc (Microsoft Word 1997-2003).
> No máximo 3 página A4 (além dessa página de instruções), margem superior e inferior 2,5 cm, margens laterais 1,5 cm, espaço simples entre linhas, Times New Roman tamanho 12, permitidos gráficos, tabelas e imagens desde que respeitado o limite de páginas.
> Texto com formação simples e padrão (sem colunas, quebras de página, quebras de linhas, etc.). Faça manualmente marcadores de listas como alíneas e bullets. Use negrito, itálico e sublinhado à vontade. Não use caixa alta para destacar títulos – opte por negrito, itálico e sublinhado.

4) Procedimento
Faça download do rascunho do relatório de gestão 2013 [PDF, 2035 KB]

Instale o Adobe Reader 11 em seu computador. Para isso, faça o download do programa e siga as instruções em http://get.adobe.com/br/reader/

Abra o PDF do relatório prévio no Adobe 11. Use a ferramenta de comentários para grifar, comentar, tachar, etc.

Após inserir todos os comentários que desejar, salve o arquivo e envie para relatoriodegestaoarrobaifsuldeminas.edu.br (substitua a palavra arroba pelo símbolo @).

Também envie para este e-mail o arquivo .doc com informações complementares, se houver.

Bom trabalho a todos!

Quadros para o relatório de gestão 2013

Os quadros para o relatório de gestão 2013 estão on-line, divididos por setor, em
http://www.relatoriodegestao.blogspot.com.br/p/escolha-seu-setor.html

Ainda não há prazo de preenchimento, até porque muitos dependem do encerramento de atividades. Os quadros estão ali para vocês já poderem se inteirar (podem visualizar, fazer download, adiantar alguma providência, etc.).

Entre os quadros, vocês encontrarão um que criamos para substituir os textos de planejamento (plano, estratégia, resultados, indicadores, análises, etc.):
https://docs.google.com/file/d/0BwoIJVvwLLPTUTBtQV9ubFA3NlU/edit?usp=sharing&pli=1

Obrigado!